Política de tratamiento de datos personales
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan y los principios constitucionales relacionados con la protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
«LA FIRMA» actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su actividad profesional, garantizando la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información suministrada por sus clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, empleados, aspirantes y demás titulares.
LA FIRMA podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad.
- Fecha de nacimiento.
- Dirección de residencia o correspondencia.
- Ciudad y país.
- Número telefónico fijo y celular.
- Correo electrónico.
- Información laboral y profesional.
- Información financiera cuando resulte necesaria para la ejecución de contratos o prestación de servicios.
- Información contenida en documentos aportados dentro de consultas, actuaciones administrativas o procesos judiciales.
- Cualquier otra información suministrada voluntariamente por el titular o requerida para la adecuada prestación de los servicios jurídicos.
Cuando por la naturaleza del asunto sea indispensable tratar datos sensibles o datos de menores de edad, dicho tratamiento se realizará únicamente en los casos autorizados por la ley y con las autorizaciones correspondientes.
Los datos personales serán recolectados y tratados para las siguientes finalidades:
- Identificar plenamente a los clientes, usuarios, proveedores y demás titulares de la información.
- Atender consultas jurídicas, solicitudes de información y requerimientos realizados por los titulares.
- Evaluar la viabilidad jurídica de los asuntos sometidos a consideración de «LA FIRMA».
- Celebrar, ejecutar y administrar contratos de prestación de servicios jurídicos.
- Representar judicial y extrajudicialmente a los clientes ante autoridades administrativas, organismos de control y despachos judiciales.
- Elaborar conceptos jurídicos, demandas, tutelas, derechos de petición, recursos, contratos, escritos y demás documentos relacionados con los servicios contratados.
- Mantener comunicación con los clientes respecto del estado de sus procesos, actuaciones o trámites.
- Gestionar el archivo físico y digital de expedientes y documentación relacionada con los servicios prestados.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables y administrativas.
- Realizar procesos de facturación, recaudo y gestión de cartera.
- Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.
- Gestionar solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
- Verificar la autenticidad de la información suministrada por los titulares.
- Adelantar procesos internos de auditoría, control de calidad y mejoramiento continuo.
- Gestionar la relación con proveedores, contratistas y aliados estratégicos.
- Desarrollar procesos de selección, contratación y administración del personal.
- Remitir información relacionada con novedades jurídicas, cambios normativos, publicaciones, eventos académicos, capacitaciones y servicios ofrecidos por LA FIRMA, siempre que exista autorización para ello.
- Conservar información histórica necesaria para la defensa judicial de LA FIRMA y el cumplimiento de obligaciones legales.
- Realizar copias de seguridad y almacenamiento de la información en servidores propios o de terceros contratados bajo condiciones de seguridad y confidencialidad.
- Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social y la adecuada prestación de los servicios jurídicos.
LA FIRMA podrá realizar sobre los datos personales operaciones de recolección, almacenamiento, organización, clasificación, actualización, uso, circulación, consulta, transmisión, transferencia, conservación, supresión y, en general, cualquier tratamiento permitido por la legislación colombiana.
La información únicamente será utilizada para las finalidades aquí descritas y durante el tiempo necesario para cumplirlas o por el término exigido por la legislación aplicable.
LA FIRMA podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello sea necesario para la prestación de los servicios jurídicos o para el cumplimiento de obligaciones legales, entre ellos:
- Autoridades judiciales y administrativas.
- Entidades públicas.
- Despachos judiciales.
- Organismos de control.
- Notarías.
- Cámaras de Comercio.
- Peritos, auxiliares de la justicia y demás profesionales vinculados a un asunto jurídico.
- Proveedores tecnológicos encargados del almacenamiento de información, correo electrónico o servicios en la nube.
- Contadores, revisores fiscales y asesores externos.
- Otros encargados del tratamiento debidamente autorizados.
Cuando la información sea almacenada en servidores ubicados fuera del territorio colombiano, LA FIRMA garantizará el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables sobre transferencia internacional de datos personales.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados acerca del uso dado a sus datos personales.
- Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta o desactualizada.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren vulnerados sus derechos.
- Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.
LA FIRMA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción, implementando controles de acceso, políticas de confidencialidad y mecanismos de seguridad acordes con la naturaleza de la información tratada.
Todo el personal vinculado a LA FIRMA se encuentra obligado a mantener la reserva profesional y la confidencialidad de la información conocida con ocasión del desarrollo de sus funciones.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras LA FIRMA realice tratamiento de datos personales.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, la ejecución de las relaciones contractuales y los términos de conservación previstos en la legislación colombiana.
LA FIRMA podrá modificar la presente política cuando resulte necesario para ajustarla a cambios normativos, operativos o jurisprudenciales, publicando oportunamente la versión actualizada en su sitio web.
